Waar op te letten bij het vervangen van je Content Management Systeem

28-06-2013 | Content Management Systeem | CMS | Migratie | SLA | Migratie | Content |

Als je aan het overwegen bent om je Content Management Systeem te vervangen, wat de reden hiervoor ook is, lees hier een aantal tips waar je op moet letten. Zo ben je er zeker van dat je het juiste CMS kiest en geen dingen over het hoofd ziet!

Laat je niet afleiden door een uitgebreid pakket
Zoveel wensen, zoveel CMS’en. De een is nog beter en uitgebreider dan de andere. Het nadeel van zo’n heel uitgebreid pakket, hoe hoger de kosten in aanschaf. Daarnaast krijg je lijsten met opties en mogelijkheden en zie je op het einde door de bomen, het bos niet meer.

Want heb je wel zo’n heel uitgebreid en duur pakket nodig?
Inventariseer daarom eerst goed waar je het CMS exact voor gaat gebruiken. Als je dat op een rijtje hebt, kun je pas goed inventariseren wat er wordt aangeboden. Je focust je dan in ieder geval op jouw wensen en eisen en kies je uiteindelijk het juiste product.

Ben je toch bezig met inventariseren, vraag je dan ook af waar je bijvoorbeeld over vijf jaar wilt staan en hoe dan je Content Management Systeem daarbij uit moet zien. Houdt rekening met de komende uitbreidingen en wijzigingen in je strategie of groei van je bedrijf. Je koopt dus een CMS op de groei, indien nodig.

Wanneer je dan exact je eisen op een rij hebt, kun je heel specifiek een prijs opvragen. Want de prijs kan ontzettend verschillend zijn, ook zeer afhankelijk van het diverse pakket wat wordt aangeboden. Zo kun je ook hierbij de bomen door het bos blijven zien en appels met appels vergelijken!
Vergeet dan ook niet om te informeren naar een systeem in de aanbieding!

Houdt er wel rekening mee dat je vooraf aan de aanschaf het systeem goed uitprobeert. Vraag om een demo-omgeving en test, test, test en test. Dan wel natuurlijk door iedereen die met het nieuwe systeem te maken gaat krijgen. Zo weet je zeker dat het nieuwe Content Management Systeem aansluit op je wensen en doet wat je verlangt. Heb je dan wensen voor uitbreiding, kun je die eerst voorleggen en vragen wat de kosten hiervan zijn. Niet dat je na implementatie daarachter komt en de hoofdprijs moet betalen voor de aanpassingen.

Hoe gaat het dan met de support achteraf? Ga je daar extra afspraken voor maken, bijvoorbeeld een SLA (Service-Level Agreement) of kun je het af met de servicelijn van een bedrijf. Misschien neemt jouw ICT afdeling een deel van het onderhoud op zich. Denk dan aan duidelijke en gestructureerde uitleg aan al je medewerkers. Die uitleg heb je natuurlijk ook nodig voor de werking van het systeem door iedere gebruiker in jouw bedrijf. Iedereen moet er natuurlijk wel mee overweg kunnen.

Overschat de migratiefase niet
Wat meestal wordt vergeten is de impact van de migratie van de inhoud van het ene systeem in het andere. Heb je eenzelfde systeem dan zal de migratie redelijk makkelijk verlopen. Ga je echter naar een heel ander systeem, dan zal het omzetten van de documenten een stuk lastiger verlopen en kun je nog weleens problemen tegenkomen. Bijvoorbeeld dat niet alle documenten in een keer zo overgezet kunnen worden, maar dat ze herschreven moeten worden naar een ander bestandsbeheer.

Maar hierover kun je hele goede afspraken maken. Wellicht goed om samen met het implementatie bedrijf een projectteam op te zetten om precies te weten waar je aan toe bent.  Voorzie dan ook in een back-up systeem / handeling. Zo ben je er zeker van dat het werk in ieder geval door kan gaan.
Ook de migratie zal dus een onderdeel in je beslissing zijn in de keuze voor een Content Management Systeem.

Zowel het systeem als het proces is dus belangrijk voor je keuze. Maar het allerbelangrijkste zijn de gebruikers die het CMS gaan gebruiken. Zij moeten hiermee gaan werken, dus vergeet hen niet in het gehele proces te betrekken. Daarom ook die testfase!